BIHAPS WEEKLY EP.12
รู้หรือไม่? ทุกธุรกิจมีช่องว่างให้เงินรั่วไหลได้เสมอ แต่จะอุดรอยรั่ว เพื่อพลิกโฉมธุรกิจให้ทำกำไรได้อย่างไร
เรามี 3 เคล็ดลับเด็ดมาแนะนำ
1.บันทึกข้อมูลเป็นระบบ จบทุกปัญหา
ช่วงเริ่มต้นธุรกิจ SME ส่วนใหญ่มักไม่ค่อยบันทึกข้อมูลอย่างเป็นระบบ เช่น ไม่บันทึกข้อมูลการสั่งซื้อวัตถุดิบ วัสดุหรืออุปกรณ์ต่างๆ เมื่อใกล้หมดจึงค่อยสั่งซื้อใหม่ ไม่บันทึกข้อมูลการจำหน่ายสินค้า แต่ใช้การเช็คยอดขายเมื่อสิ้นวัน เป็นต้น โดยสาเหตุที่ไม่บันทึกข้อมูล เพราะส่วนใหญ่มักคิดว่าเป็นเรื่องยุ่งยาก เสียเวลา แต่จริงๆ แล้วการไม่บันทึกข้อมูลนี้ คือหายนะของ SME ก็ว่าได้ เพราะนี่คือตัวการสำคัญที่ทำให้เงินรั่วไหล กำไรร่วง!
ปัญหาที่อาจตามมาเมื่อ SME ไม่บันทึกข้อมูลอย่างเป็นระบบ เช่น
•ไม่รู้ว่ารายจ่ายส่วนใดมากเกินจำเป็น สมควรต้องปรับลด
•ไม่รู้ว่ารายรับมาจากช่องทางไหน สินค้าใดทำกำไรได้มาก สินค้าใดกำไรน้อย
•ไม่รู้ว่าต้องสั่งซื้อวัตถุดิบ วัสดุหรืออุปกรณ์สำหรับผลิตสินค้าหรือบริการเท่าไร เพราะไม่ทราบจำนวนที่เหลือแน่ชัด จนต้องเสียเวลาคอยนับจำนวนก่อนสั่งซื้อ
•หากเกิดการทุจริต เช่น สินค้าหาย เงินไม่ครบ ก็ตรวจสอบไม่ได้ เพราะไม่มีข้อมูลใดๆ ยืนยัน
•วางแผนการเติบโตได้ยาก ทั้งการขอสินเชื่อจากสถาบันการเงิน การเติบโตด้วยการหาพันธมิตรทางธุรกิจ เป็นต้น เพราะขาดข้อมูลสนับสนุนที่ชัดเจน ว่าธุรกิจสามารถทำกำไรจากช่องทางไหนได้บ้าง
แต่หาก SME มีการบันทึกข้อมูลที่เป็นระบบ สารพัดปัญหาที่กล่าวมาทั้งหมด จะจบลงทันที เพราะเราจะมีข้อมูลที่ชัดเจน แม่นยำ สามารถตรวจสอบการทำงานได้ในทุกๆ ขั้นตอน ยิ่งเราบันทึกข้อมูลละเอียดและแม่นยำมากแค่ไหน ก็ยิ่งอุดรอยรั่วได้มากเท่านั้น
2.ใช้เทคโนโลยี ประหยัดทั้งเวลาและกำลังคน
เมื่อรู้ว่าการบันทึกข้อมูลคือหัวใจสำคัญที่ทำให้ธุรกิจราบรื่นและมีประสิทธิภาพ แต่ SME หลายรายอาจกังวลว่า การบันทึกข้อมูลโดยละเอียดจะเสียเวลา เสียกำลังคน แถมยังไม่รู้ว่าข้อมูลที่บันทึกนั้นจะแม่นยำมากน้อยแค่ไหน ปัญหาเหล่านี้แก้ได้ด้วย “เทคโนโลยี”
ปัจจุบันมีเทคโนโลยีมากมายที่ช่วยสนับสนุนการทำธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นโปรแกรมสำเร็จรูปหรือแอปพลิเคชั่น โดยสามารถช่วยอำนวยความสะดวกให้ SME ได้หลากหลายรูปแบบ เช่น
•ระบบจัดการบัญชี ช่วยให้เรื่องตัวเลขที่น่าปวดหัว กลายเป็นเรื่องง่ายเป็นต้น
•ระบบจัดการสินค้า ให้บริการเก็บสินค้า แพ็คสินค้า และส่งสินค้าแทนร้านของคุณเป็นต้น
•ระบบการทำการตลาดออนไลน์ ผู้ให้บริการด้านการตลาดออนไลน์ ทั้งการสร้างเว็บไซต์ แอปพลิเคชั่น การทำโฆษณาบนสื่อออนไลน์ รวมทั้งคอร์สอบรมเรื่องการตลาดออนไลน์แบบเจาะลึก
เทคโนโลยีเหล่านี้ถือเป็นอีกตัวช่วยสำคัญที่ช่วยให้การดำเนินธุรกิจของ SME ราบรื่นขึ้น รวมทั้งเพิ่มประสิทธิภาพในการแข่งขัน
3.ระบบการเงินและบัญชีเรื่องสำคัญห้ามมองข้าม
SME หลายรายมักละเลยเรื่องระบบการเงินและบัญชี โดยปล่อยให้ฝ่ายบัญชีเป็นคนจัดการ ส่วนตัวเองดูแค่ตัวเลขบรรทัดสุดท้ายตอนสิ้นเดือน ซึ่งการทำเช่นนี้ถือว่าเสี่ยงมาก เพราะตัวเลขเหล่านี้อาจเป็นจุดเปลี่ยนสำคัญที่ทำให้ธุรกิจของคุณเจ๊งไม่เป็นท่า เพราะถ้าคุณไม่มีความรู้ด้านการทำบัญชีเลย แล้วจะทราบได้อย่างไรว่าการบันทึกรายรับ รายจ่าย คำนวณต้นทุนและผลกำไรนั้นถูกต้องหากฝ่ายบัญชีตกแต่งตัวเลขสักเล็กน้อย จากกำไรก็อาจกลายเป็นขาดทุนได้
อีกปัญหาสำคัญ (ที่ SME อาจไม่ทราบว่าคือปัญหา) คือ ไม่แยก “กระเป๋าเงินธุรกิจ” กับ “กระเป๋าเงินส่วนตัว” อยากหยิบใช้เท่าไรก็ได้ เพราะถือว่านี่คือน้ำพักน้ำแรงของเรา แต่จริงๆ แล้ว วิธีนี้จะทำให้คุณไม่สามารถตรวจสอบได้ว่า ต้นทุนที่แท้จริงของธุรกิจเป็นเท่าไร (เพราะการหยิบเงินไปใช้ซื้อของส่วนตัว ก็ถือเป็นต้นทุนที่ธุรกิจต้องแบกรับ) มีกำไรเท่าไร คุ้มค่าเหนื่อยไหม ทางที่ดี SME ต้องตั้งเงินเดือนให้ตัวเองเป็นอัตราที่แน่นอน แล้วนำกำไรที่เหลือ ไปใช้ในการหมุนเวียนธุรกิจต่อไปจะทำให้การบริหารจัดการเงินง่ายกว่า และไม่เกิดปัญหาเงินรั่วไหลด้วย
……………………………………………….
บทความโดย อัสลินดา ระเด่นอาหมัด
ที่มา : https://scbsme.scb.co.th